Signaturen und Formvorgaben: die Formfrage vor jeder Abgabe

Textform nach § 126b BGB heißt: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Praktisch genügt das ausgefüllte Angebot mit Namensnennung, hochgeladen über das Bieterkonto der Plattform – keine Unterschrift, kein Scan einer Unterschrift, keine Signaturkarte. Die Zuordnung leistet das Bieterkonto. § 53 Abs. 1 VgV macht diese Form zum Regelfall der EU-weiten Vergabe.

Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 unterscheidet die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Die fortgeschrittene Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet (typischerweise softwarebasiert), die qualifizierte beruht zusätzlich auf einem qualifizierten Zertifikat eines zugelassenen Vertrauensdiensteanbieters – als Signaturkarte mit Lesegerät oder als Fernsignatur. Für die Beschaffung der qualifizierten Signatur müssen Sie sich identifizieren; rechnen Sie mit einigen Tagen bis zwei Wochen Vorlauf und prüfen Sie die Kompatibilität mit der konkreten Vergabeplattform.

Ja, aber nur als begründete Ausnahme: § 53 Abs. 3 VgV erlaubt es, für Angebote und Teilnahmeanträge eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur zu verlangen, wenn erhöhte Sicherheitsanforderungen es rechtfertigen. Eine pauschale Signaturpflicht ohne erkennbaren Grund kann unverhältnismäßig und damit rügefähig sein – vor allem, wenn sie faktisch Bieter aussperrt.

Kommt darauf an, was gefordert war. War Textform gefordert, ist der Scan unschädlich – die Textform war ohnehin gewahrt. War eine qualifizierte Signatur gefordert, fehlt sie; das Angebot ist formwidrig und wird ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV), eine Nachholung nach Fristablauf scheidet regelmäßig aus. Deshalb gehört die Formfrage an den Anfang der Angebotsplanung, nicht an ihr Ende.

Im Grundsatz ja: Nach § 38 Abs. 1 und Abs. 3 UVgO ist Textform nach § 126b BGB mit elektronischen Mitteln die Regel. Die UVgO kennt aber zwei Ausnahmen, die es oberschwellig so nicht gibt – nach § 38 Abs. 4 UVgO ist der Auftraggeber zur elektronischen Übermittlung nicht verpflichtet, wenn der geschätzte Auftragswert 25.000 Euro netto nicht überschreitet oder wenn eine Beschränkte Ausschreibung beziehungsweise eine Verhandlungsvergabe jeweils ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird. Dann kann der Postweg vorgegeben sein, und postalisch oder direkt übermittelte Angebote müssen nach § 38 Abs. 9 S. 1 UVgO unterschrieben sein. Zusätzlich können Landesrecht und die konkreten Bewerbungsbedingungen abweichen. Kurz: Auch national entscheidet der Blick in die Unterlagen – nicht die Gewohnheit aus dem letzten Verfahren.