IT-Vergabe: Wenn die Ausschreibung auf den Bestandsanbieter zugeschnitten ist
IT-Vergaben sind das Feld der versteckten Vorfestlegungen: Leistungsbeschreibungen, die nur ein Produkt erfüllen kann, Kompatibilitätsanforderungen als Marktzugangssperre, Bestandsanbieter mit Wissensvorsprung. Das Vergaberecht kennt für all das Gegenmittel – wenn sie vor der Angebotsfrist eingesetzt werden.
Was wir für Sie tun
Produktneutralität durchsetzen
Leistungsbeschreibungen dürfen nicht auf bestimmte Produkte oder Hersteller verweisen, es sei denn, der Auftragsgegenstand rechtfertigt es – und dann nur mit „oder gleichwertig" (§ 31 Abs. 6 VgV). Herstellergebundene Ausschreibungen sind der häufigste Rügegrund im IT-Sektor.
EVB-IT und Vertragsbedingungen prüfen
Die EVB-IT-Vertragstypen (Kauf, Dienstleistung, System, Cloud) sind Standard – aber die Ergänzungen der Vergabestellen enthalten oft unausgewogene Haftungs-, SLA- und Nutzungsrechtsklauseln. Wir prüfen, was rügefähig und was kalkulierbar ist.
Bestandsanbieter-Vorsprung neutralisieren
Wer das Altsystem betreibt, kennt Daten, Schnittstellen und Aufwände. Die Vergabestelle muss diesen Vorsprung ausgleichen – durch Informationen in den Unterlagen und angemessene Fristen. Tut sie es nicht, ist das angreifbar.
Wertung von Konzepten kontrollieren
IT-Vergaben werden über Konzeptbewertungen entschieden – das Einfallstor für Willkür. Bewertungsmaßstäbe müssen vorab transparent sein; „schulnotenartige" Wertungen ohne nachvollziehbare Begründung kippen im Nachprüfungsverfahren regelmäßig.
So läuft es ab
Unterlagen-Screening
Wir prüfen Leistungsbeschreibung, Kriterien und Vertragswerk auf Vorfestlegungen und unzumutbare Bedingungen.
Fragen und Rügen platzieren
Produktscharfe Anforderungen und Wissensasymmetrien beanstanden wir vor der Angebotsfrist – danach sind sie zementiert.
Wertung nachvollziehen oder angreifen
Nach der § 134-Mitteilung rekonstruieren wir die Konzeptwertung; im Nachprüfungsverfahren bringt die Akteneinsicht die Bewertungsbögen ans Licht.
Der IT-Mittelstand hat vor der Vergabekammer gute Karten
IT-Nachprüfungsverfahren werden überdurchschnittlich oft von Bietern gewonnen – aus strukturellen Gründen: Konzeptwertungen sind schwer sauber zu dokumentieren, Produktneutralität wird notorisch verletzt, und die technische Komplexität überfordert manche Vergabestelle bei Transparenz- und Dokumentationspflichten. Zugleich sind die Auftragswerte hoch genug, dass sich das Verfahren rechnet. Voraussetzung bleibt Timing: Die meisten dieser Fehler stehen in den Vergabeunterlagen und müssen bis zur Angebotsfrist gerügt sein.
Häufige Fragen
Die Ausschreibung verlangt Kompatibilität mit dem vorhandenen System eines Herstellers. Zulässig?
Nur in Grenzen. Echte technische Kompatibilitätsanforderungen können gerechtfertigt sein; sie müssen aber auf das Erforderliche beschränkt bleiben und dürfen den Wettbewerb nicht faktisch auf den Hersteller des Bestandssystems verengen. Alternativen (Schnittstellen, Migrationsleistungen, Übergangsbetrieb) sind zu erwägen. Eine pauschale „nur Produkte des Herstellers X"-Anforderung ohne Gleichwertigkeitsöffnung verstößt gegen § 31 Abs. 6 VgV.
Was ist bei Rahmenvereinbarungen der öffentlichen Hand zu beachten?
Rahmenvereinbarungen (§ 21 VgV) laufen grundsätzlich höchstens vier Jahre und müssen das Abrufvolumen inzwischen mit einer Höchstmenge angeben – ein unbegrenztes „so viel wir wollen" ist unzulässig. Für Bieter wichtig: Wer beim Rahmenvertrag nicht zum Zuge kommt, ist für Jahre vom Beschaffungskanal ausgeschlossen. Die Wertungsentscheidung verdient hier besonders harte Prüfung.
Cloud- und SaaS-Leistungen: gelten Besonderheiten?
Vergaberechtlich gelten die allgemeinen Regeln; die Musik spielt in den Anforderungen: Datenschutz (Auftragsverarbeitung, Drittlandtransfers), Informationssicherheit (BSI-Anforderungen, Zertifikate), Exit-Regelungen. Anforderungen, die faktisch nur Hyperscaler oder nur deutsche Anbieter erfüllen können, sind je nach Begründung angreifbar – in beide Richtungen. Die EVB-IT Cloud liefern den Vertragsrahmen.
Agile Projekte passen nicht in starre Leistungsverzeichnisse. Wie geht das zusammen?
Über die passende Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb oder wettbewerblicher Dialog erlauben iterative Konkretisierung (§ 14 Abs. 3 VgV); funktionale Leistungsbeschreibungen sind zulässig. Für Bieter heißt das: In diesen Verfahren wird strategisch verhandelt – wer die Spielregeln (Verhandlungsverbote, Gleichbehandlung, Dokumentation) kennt, holt bessere Konditionen heraus als im schriftlichen Schlagabtausch.
Kostenfreie Ersteinschätzung anfordern
Schildern Sie kurz Ihren Fall, gern mit der Mitteilung der Vergabestelle als Anhang. Sie erfahren unverbindlich, wie Ihre Chancen stehen, welche Fristen laufen und welche Schritte sich wirtschaftlich lohnen.